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責任の所在と管理責任者
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当社は、個人情報の保護を経営上の重要な課題と認識し、個人情報の取り扱いに関する管理責任者を任命するなど管理体制の整備や責任の所在を明確にしています。
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法令遵守と情報保護規程等
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当社は、「個人情報の保護に関する法律」等の関係法令や、行政当局及び(社)生命保険協会等が定めるガイドライン等を遵守し、お客さまの情報の保護に係る要求に応えます。 また、社内において、情報管理の基本方針である「情報セキュリティ・ポリシー」に基づき、情報管理規程等の各種細則に従って、お客さまの情報を守ります。これらの規定・細則は、時代の要請や環境の変化に合わせて継続的に見直します。
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情報の収集目的と範囲
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お客さまの情報の収集と利用は、保険商品のご案内、契約の締結および維持管理に関するサービスの提供、保険金等の支払い、契約者ご本人確認等を主な目的とし、業務上必要な範囲内で行います。
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情報の収集方法とその後の管理
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お客さまの情報を収集するにあたり、当社は利用目的を明示し、お客さまの同意を得たうえで、保険業法、約款、その他法令、社会的良識等に照らして適正な方法により収集します。また、取得後は、お客さまの情報の正確性と最新性を維持します。さらに、お客さまの情報に対して、各々の重要性を考慮した上で、十分かつ適切な安全管理措置を施します。
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情報の種類
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当社が収集する主なお客さまの情報としては、住所、氏名、生年月日、性別、電話番号、保険契約の締結等に必要な個人情報(職業、健康状態)などがあります。また、当社の提供する各種サービスに関連し、必要な個人情報のご提出をお願いする場合があります。
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医療情報の取扱
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お客さまの個人に関する医療情報については、保険契約の引受および取扱のためにのみ使われ、他の目的のために、業務上の必要性を持たない役職員や社外の機関で使用したり共有したりすることはありません。
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収集後の顧客連絡
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お客さまから提供された個人情報に基づき、報告書の送付等のご連絡を、当社から差し上げることがあります。
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情報の保存
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保険契約のお引き受け・維持管理・保険金等のお支払いなどを主な目的として、当社はお客さまの情報を一定の期間保存いたします。また、締結にいたらなかった申し込み、契約の取り消し・解約・失効等の取引についても保存いたします。保存期間および廃棄時期・方法については、社内規則を設けて適切に管理します。
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アクセス制限
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お客さまの情報の不当な取得・不正なアクセスなどを防止するため、当社はその従業員に社内規則等に関するコンプライアンス教育を施し、業務遂行上必要な従業員だけにお客さまの情報へのアクセス権限を付与しています。
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情報提供(外部開示と情報交換先の制限)
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原則として、当社はお客さまの情報を社外の機関に開示いたしません。
但し、下記の場合においては、お客さまの情報を必要な範囲で外部に提供することがあります。
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| (1) |
お客さまが同意されている場合 |
| (2) |
事前開示された取決め・合意等によってお客さまに通知した場合 |
| (3) |
犯罪捜査等の目的で、公の機関が法的に正当な手続きを経た場合 |
| (4) |
法令により必要と判断される場合 |
| (5) |
お客さま、または、公共の利益のために必要であると考えられる場合 |
| (6) |
お客さまの保険契約および特約の内容を(社)生命保険協会に登録する等、生命保険制度を健全に運営するために必要であると考えられる場合 |
| (7) |
当社がお客さまよりお引受した保険契約について、他の保険会社に再保険を行う場合 |
| (8) |
合併・事業の継承の場合 |
| (9) |
営業譲渡、分社化等により営業譲渡の一部としてお客さまの情報を引き継ぐ場合 |
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保険募集代理店・外部委託先・グループ会社等
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当社は社外の機関または当社のグループ会社等にその業務を委託する場合、契約を取り交わし、原則として、
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| (1) |
守秘義務等を履行すること |
| (2) |
当社同様の厳格な管理を行うこと |
| (3) |
遵守状況に関して、当社が監査を行う権限を有すること |
などを確保しています。
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機密保持
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当社は、お客さまのプライバシーを保護するため、機密保持および安全対策を重視しています。社内においては、申込書・告知書などを適切に保護します。また、外部の機関とお客さまの情報を交換する場合には、相手先の確認や暗号化等の適切な対策を講じています。これらにより、お客さまの情報が不当に取得されることや、紛失・複製・破壊・改竄(ざん)・漏洩(えい)されることを防ぎます。
当社のウェブサイトにおけるお客さまの情報の保護については、別途「当社のウェブサイトに関するご説明とご注意」をご覧ください。
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情報の開示と訂正
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お客さまに関する情報の開示の請求があった場合は、請求者がお客さまご本人であることを確認させていただいた上で、(法律によって禁じられている場合等)特別な理由のない限りお答えしています。また、お客さまの情報が不正確である場合や変更があった場合は、正確なものに変更させていただきます。
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お客さまからの苦情
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当社は、お客さまより、個人情報の取扱に関する苦情を受けた場合には、その内容について調査を行い、合理的な期間内にご回答を差し上げ、問題解決に向け必要な処置を行います。
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